Versione in italiano

Quali sono le caratteristiche personali che possono determinare il successo o l’insuccesso professionale di un Facility Manager?

Abbiamo detto che il facility Management dovrebbe essere considerato come un ruolo aziendale strategico, con uno spiccato contenuto in termini di gestione di risorse e persone, cosa che immediatamente ci ricorda che stiamo trattando di un ruolo organizzativo, in cui le persone ed i processi sono una parte determinante del vissuto quotidiano.

Il Facility Manager, nello svolgimento delle sue funzioni, indipendentemente che le stia assolvendo in qualità di dipendente o consulente, per raggiungere dei buoni risultati, dovrebbe affidarsi ed impegnarsi a sviluppare 5 qualità personali irrinunciabili, ovvero:

• Creatività
• Empatia
• Comunicazione
• Flessibilità
• Orientamento ai dati

Vediamo il perché analizzandole una ad una e come queste sono connesse in un tutt’uno attraverso una mentalità orientata al dato oggettivo.

CREATIVITÀ

Molte volte quando si parla di creatività si pensa a qualcosa di astratto, quasi sempre legato ad una forma d’arte, tuttavia la creatività può essere considerata anche come uno specifico mindset, proprio di coloro che sono costantemente alla ricerca di un miglioramento in ciò di cui si occupano. La creatività nel Facility Management consiste, a mio giudizio, nell’affidarsi a quanto c’è di consolidato in termini di conoscenza e processi, cercando però continuamente un modo per alzare l’asticella, attraverso metodi alternativi che, pur rifacendosi metodi consolidati, ne cambino i paradigmi, al fine di consentire un progresso della tecnica ed un risultato qualitativamente mai raggiunto in precedenza. Un Facility Manager che si affida esclusivamente all’applicazione della prassi senza mai spingersi oltre, difficilmente potrà portare innovazione ed essere un precursore dei tempi, condizione necessaria a tutti coloro che, con la loro professione, vogliano creare valore per la collettività e non semplicemente svolgere un ruolo da comprimari.

EMPATIA

L’empatia è la capacità di stabilire un contatto emotivo comprendendo a fondo le esigenze delle persone che ci circondano. Sembra una cosa irrilevante, ma è il vero e più efficace metodo di controllo che vi permette di valutare l’efficienza della vostra strategia ed attività, sia a breve che a lungo termine. 

Il facility management è notoriamente una disciplina human oriented e quindi, la capacità di connettersi con gli altri per comprenderne il livello di soddisfazione, od al contrario le ragioni di una eventuale insoddisfazione o peggio frustrazione, è un elemento irrinunciabile. 

Le attività del facility management sono tutte orientate al benessere degli utenti finali, siano essi colleghi o clienti, e molto spesso un risultato positivo, anche se oggettivamente supportato da una concreta base analitica, potrebbe non portare vantaggi se non ottiene un riscontro emotivo positivo da parte del nostro cliente.

COMUNICAZIONE

Per l’applicazione efficace delle prime due skills indicate, creatività ed empatia, è necessaria e complementare la padronanza di una terza competenza trasversale, ovvero la comunicazione.

Per comunicazione intendiamo la capacità di comunicare efficacemente e di instaurare relazioni positive relazionandosi in modo efficace con interlocutori differenti, grazie alla comprensione delle caratteristiche specifiche dell’altro, del contesto e della relazione in cui avviene una comunicazione.

Sia la creatività che l’empatia si basano sulla necessità di comunicazione, nel primo caso per comunicare in modo chiaro ed efficace le nuove idee e nel secondo caso per rendere efficace uno scambio di informazioni più profondo e personale, atto a comprendere lo stato emotivo di chi ci circonda. Non a caso questa competenza trasversale è una delle più richieste in tutte le professioni, in quanto senza una comunicazione efficace non può esserci un reale progresso condiviso.

FLESSIBILITÀ

Molto spesso le necessità sia aziendali che di uno specifico cliente possono variare repentinamente per cause sia interne che esterne all’organizzazione che stiamo supportando, il COVID-19 è un esempio calzante. Improvvisamente tutte le strategie di sviluppo hanno dovuto necessariamente cedere il passo a strategie di carattere più conservativo, imponendo quindi un cambio di direzione e di priorità.

Per un Facility Manager è necessario avere tutte le doti di flessibilità necessarie a comprendere il contesto in cui si vuole applicare una strategia. Talvolta applichiamo strategie a lungo termine per creare un contesto più adatto al cambiamento ed al progresso, talvolta è invece il contesto che ha la forza di imporre un cambio di strategia portandoci su strade più tradizionali e conservative. La capacità di flessibilità consiste quindi nel saper leggere il contesto ed interpretarne le necessità a breve, medio e lungo termine, adattandovi le strategie gestionali per il fine specifico che si deve ottenere.

ORIENTAMENTO AI DATI

Dopo aver parlato di creatività, comunicazione e flessibilità, si ha la sensazione di sbilanciamento delle competenze a favore di un profilo professionale troppo orientato alle relazioni interpersonali. 

A prima impressione potrebbe essere così, ma al contempo abbiamo definito il facility management una disciplina human oriented, come possiamo quindi garantire un approccio concreto e fattivo all’applicazione delle competenze trasversali di cui sopra? 

Attraverso l’applicazione di una quinta competenza trasversale, ovvero un “mindset data oriented”.

Quando parliamo di dati ci vengono subito in mente grafici, tabelle, lunghe serie di informazioni numeriche e formule matematiche, ma qui stiamo parlando di altro, ovvero della capacità di utilizzare degli strumenti, sia tecnici ed organizzativi, in grado di guidarci nelle nostre decisioni strategiche.

Il dato oggettivo e misurabile ci consente ad esempio di dimostrare il valore aggiunto di una nuova idea o strategia frutto della nostra creatività, di “empatizzare” con qualcuno sulla base di riscontri oggettivi utili a limitare le considerazioni puramente soggettive e talvolta infondate, dando quindi equilibrio alla relazione, di comunicare in modo efficace i risultati e gli obiettivi che vogliamo perseguire attraverso l’analisi ed il supporto dei dati misurati in modo oggettivo.

Diciamo che il dato è il giusto contrappeso che rende efficaci tutte le altre skill trasversali e che, di fatto, le rende misurabili in termini di risultato, permettendone l’applicazione strategica futura.

Le  5 capacità trasversali analizzate sono a mio giudizio alla base del pacchetto di competenze necessarie per essere un buon Facility Manager, tuttavia questo non vuole indicare che siano sufficienti, in quanto ve ne sono molte altre sia di carattere tecnico che interpersonale che dovrebbero essere ben padroneggiate da chi si dedica a questa professione, tuttavia ritengo che senza una predisposizione naturale alle cinque skill riportate nell’articolo possa risultare difficile colmare il gap relazionale necessario ad affrontare con successo un lavoro che mette sempre e comunque il benessere degli altri al primo posto.

English Version

What are the personal characteristics that can determine the professional success or failure of a Facility Manager?

We said that Facility Management should be considered as a strategic corporate role, with a strong content in terms of resources and people management, which immediately reminds us that we are dealing with an organizational role, where people and processes are a decisive part of everyday life.

The Facility Manager, in performing his functions, regardless of whether he is performing them as an employee or consultant, in order to achieve good results, should rely on and commit to developing 5 essential personal qualities, namely:

• Creativity
• Empathy
• Communication
• Flexibility
• Data orientation

We see why by analyzing them one by one and how they are connected in one through an objective data-oriented mentality.

CREATIVITY

Many times, when we talk about creativity, we think of something abstract, almost always linked to an art form, but creativity can also be considered as a specific mindset, just of those who are constantly looking for an improvement in what they deal with. Creativity in Facility Management consists, in my opinion, in relying on what is consolidated in terms of knowledge and processes, but constantly looking for a way to raise the bar, through alternative methods that, while relying on consolidated methods, change the paradigms, in order to allow a technical progress and a qualitative result never achieved before. A Facility Manager who relies exclusively on the application of the practice without ever going further, can hardly bring innovation and be a forerunner of the times, a necessary condition for all those who, with their profession, want to create value for the community and not simply play a role to compress.

EMPATHY

Empathy is the ability to establish emotional contact by fully understanding the needs of the people around us.

It seems irrelevant, but it is the true and most effective method of control that allows you to assess the efficiency of your strategy and activities, both in the short and long term. 

Facility management is notoriously a human oriented discipline and therefore, the ability to connect with others to understand their level of satisfaction, or on the contrary the reasons for any dissatisfaction or worse frustration, is an indispensable element. 

The activities of facility management are all oriented to the well-being of end users, whether colleagues or clients, and very often a positive result, even if objectively supported by a concrete analytical basis, may not bring benefits if it does not get a positive emotional response from our client.

COMMUNICATION

For the effective application of the first two indicated skills, creativity and empathy, it is necessary and complementary the mastery of a third transversal competence, communication.

By communication we mean the ability to communicate effectively and to establish positive relationships by relating effectively with different interlocutors, thanks to the understanding of the specific characteristics of the other, the context and the relationship in which a communication takes place.

Both creativity and empathy are based on the need for communication, in the first case to communicate new ideas clearly and effectively and in the second case to make a deeper and more personal exchange of information effective, capable of understanding the emotional state of those around us. It is no coincidence that this transversal competence is one of the most in demand in all professions, since without effective communication there can be no real shared progress.

FLEXIBILITY

Very often the needs of both the company and of a specific client can vary abruptly for reasons both internal and external to the organization we are supporting, the COVID-19 is a case in point. Suddenly all development strategies have had to give way to more conservative strategies, thus imposing a change of direction and priorities.

For a Facility Manager it is necessary to have all the necessary flexibility to understand the context in which you want to apply a strategy. Sometimes we apply long-term strategies to create an environment that is better suited to change and progress, but sometimes it is the environment that has the strength to impose a change of strategy by taking us on more traditional and conservative paths. The capacity for flexibility therefore consists in being able to read the context and interpret its short, medium and long term needs, adapting management strategies for the specific purpose that needs to be achieved.

DATA ORIENTATION

After talking about creativity, communication and flexibility, there is a feeling of an imbalance in skills in favor of a professional profile that is too much oriented to interpersonal relationships. 

At first impression this might be so, but at the same time we have defined facility management as a human oriented discipline, so how can we guarantee a concrete and effective approach to the application of the transversal competences mentioned above? 

Through the application of a fifth transversal competence, i.e. a “data oriented mindset”.

When we talk about data, graphs, tables, long series of numerical information and mathematical formulas immediately come to mind, but here we are talking about something else, i.e. the ability to use tools, both technical and organizational, able to guide us in our strategic decisions.

The objective and measurable data allows us, for example, to demonstrate the added value of a new idea or strategy resulting from our creativity, to “empathize” with someone on the basis of objective evidence useful to limit purely subjective and sometimes unfounded considerations, thus giving balance to the relationship, to effectively communicate the results and objectives we want to pursue through the analysis and support of data measured objectively.

We say that the data is the right counterbalance that makes all the other transversal skills effective and that, in fact, makes them measurable in terms of results, allowing their future strategic application.

The 5 transversal skills analyzed are in my opinion the basis of the package of skills needed to be a good Facility Manager, however, this does not mean that they are sufficient, as there are many others both technical and interpersonal that should be well mastered by those who dedicate themselves to this profession, however, I think that without a natural predisposition to the five skills reported in the article may be difficult to fill the relational gap necessary to deal successfully with a job that always puts the welfare of others in first place.